Objetivo
Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc. (Sertoma) se adhiere plenamente a la letra y el espíritu de la Ley de Registros Públicos de Florida, capítulo 119 de los Estatutos de Florida, que rige el derecho del público a acceder a los registros que conserva Sertoma, y al derecho constitucional de acceso garantizado por el Artículo I, sección 24(a) de la Constitución de Florida. En apoyo del derecho del público a acceder a dichos registros, Sertoma establece la siguiente política de registros públicos. Las directrices que se explican a continuación tienen como objetivo informar y guiar al personal y a los miembros de la junta directiva de Sertoma en la implementación de la Ley de Registros Públicos y garantizar la uniformidad en el acceso y el cobro de tarifas por la inspección y las copias de registros públicos.
Autoridad
Artículo I, sección 24, Constitución de Florida, Capítulo 119, Estatutos de Florida
Capítulo 286 de los Estatutos de Florida
Registros públicos
El término “Registros Públicos” significa todos los documentos, papeles, cartas, mapas, libros, cintas, fotografías, películas, grabaciones de sonido, software de procesamiento de datos u otro material, independientemente de la forma física, características o medios de transmisión, hechos o recibidos de conformidad con la ley u ordenanza o en conexión con la transacción de negocios oficiales por cualquier agencia.
Registros exentos de divulgación
Sertoma es responsable de proteger la información considerada confidencial o cuya inspección o copia pública está prohibida según la Ley de Registros Públicos. Todas las exenciones a la Ley de Registros Públicos se encuentran en los Estatutos de Florida.
Si la totalidad de un registro solicitado está exento, Sertoma tiene la responsabilidad de denegar la solicitud de plano. Sin embargo, Sertoma debe informar al solicitante cuando una solicitud no pueda atenderse debido a una exención que impida su divulgación. Si se le solicita, Sertoma debe justificar la exención y su justificación legal.
Si un registro contiene información exenta y no exenta, la información exenta se redactará (o eliminará) del registro y el resto se proporcionará al solicitante.
Solicitudes de registros públicos
Las solicitudes de registros públicos se aceptarán por escrito, por correo electrónico, por teléfono, por fax o en persona. Si bien no es necesario presentar la solicitud por escrito, esta le permitirá a Sertoma proporcionar una respuesta más precisa en menos tiempo.
Si la solicitud no es suficiente para identificar los registros solicitados, el proveedor deberá ayudar al solicitante a aclararla. El proveedor podrá solicitarle que complete formularios para ayudarle a definir o documentar los datos necesarios para completar las solicitudes de registros; sin embargo, el solicitante no está obligado a completar estos formularios como condición para obtener los registros públicos solicitados. Las solicitudes de registros deberán aceptarse y los registros deberán estar disponibles para su inspección o duplicación durante el horario laboral habitual de Sertoma.
Procedimiento de solicitud de registros públicos
Todas las solicitudes de registros públicos deben dirigirse a la encargada de custodia de registros, a cargo del Presidente y Director Ejecutivo. La encargada de custodia de registros es Debra Golinski. Las solicitudes deben dirigirse a: Debra Golinski, Presidenta y Directora Ejecutiva, Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc., 5211 US Hwy 19, Ste 200, New Port Richey, FL 34652, info@familyhearinghelp.org. La encargada de custodia de registros mantendrá un registro de todas las solicitudes de registros públicos recibidas. Este registro deberá incluir la fecha de la solicitud, las iniciales del miembro del personal que la recibió, el nombre del solicitante, la descripción de los registros solicitados, la fecha de finalización y las iniciales del miembro del personal que la completó.
Si una solicitud de registros públicos se realiza por teléfono o en persona, independientemente de quién la reciba, entonces el custodio de registros deberá comunicarse con el solicitante por escrito para reconocer la recepción de la solicitud y confirmar el contenido de la misma.
Al recibir una solicitud de registros públicos, el custodio de los registros deberá acusar recibo de la solicitud por escrito lo antes posible. En el acuse de recibo, el custodio deberá incluir información sobre los costos de copia, el uso generalizado, etc.
Si un miembro del personal o de la junta envía una solicitud de registros públicos al custodio de registros, el custodio deberá notificar rápidamente por escrito al solicitante que él/ella es el custodio de registros y que dicho miembro del personal o de la junta le ha enviado su solicitud.
Si un miembro del personal o de la junta directiva (que no sea un custodio de registros públicos) recibe una solicitud de registros públicos, deberá seguir el procedimiento que se describe a continuación:
1.Si la solicitud es verbal, la persona que recibe la solicitud debe escribir tanta información como sea posible sobre la solicitud, es decir, nombre de la persona que realiza la solicitud, incluida la información de contacto, qué documentos se solicitan y cualquier información específica, como el monto límite en dólares, las expectativas de entrega, las expectativas de tiempo, etc.
2.Si la solicitud es verbal o por correo electrónico, la persona que la recibe deberá informar inmediatamente al solicitante que no es el custodio de los registros. El personal o miembro de la junta deberá identificar al custodio de los registros e informar al solicitante que
(Él) remitirá su solicitud al custodio de registros, quien se pondrá en contacto con ellos en relación con su solicitud.
3.Independientemente de la forma, la persona que recibe la solicitud deberá reenviarla al custodio de registros por correo electrónico lo antes posible.
Si se recibe una solicitud de registros públicos a través de un método de contacto que no sea Sertoma, la persona que recibe la solicitud deberá seguir el procedimiento detallado anteriormente con los pasos adicionales que se detallan a continuación:
1.Le recomendamos no realizar negocios asociados con Sertoma en esta dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.
2.Le informamos que en el futuro deberán comunicarse con usted a través de los medios de contacto de Sertoma.
3.Si lo recibe por correo electrónico, reenvíe el correo electrónico original a la cuenta de Sertoma para que se guarde para fines de registros públicos.
Formato de los registros proporcionados
Se pondrán a disposición del público copias de los registros públicos en el formato en el que Sertoma almacena los registros.
Aplicaciones del sertoma
Las solicitudes a Sertoma generalmente se consideran registros públicos. Sin embargo, la ley de registros públicos establece exenciones específicas para licitaciones, propuestas o respuestas selladas recibidas en virtud de una convocatoria competitiva, incluyendo el plazo dentro del cual dichos documentos están sujetos a las exenciones aplicables. Además, los estados financieros presentados como parte de la solicitud están exentos de divulgación según la ley de registros públicos.
Tarifas y cargos de registros públicos
La ley de registros públicos permite a Sertoma cobrar una tarifa por copia o el costo real de los materiales y suministros utilizados para duplicar registros. Además, Sertoma puede cobrar un cargo por servicio razonable cuando una solicitud de inspección o copia de registros públicos requiera el uso intensivo de recursos tecnológicos o de asistencia administrativa o de supervisión.
Si la naturaleza o el volumen de los registros públicos que se solicita inspeccionar o copiar es tal que requiere un uso extensivo de recursos de tecnología de la información o una amplia asistencia administrativa o de supervisión por parte del personal de Sertoma, Sertoma puede cobrar, además del costo real de la duplicación, un cargo por servicio especial, que será razonable y se basará en el costo incurrido por dicho uso extensivo de recursos de tecnología de la información o el costo de mano de obra del personal que proporciona el servicio en el que realmente incurre la agencia o que es atribuible a la agencia por la asistencia administrativa y de supervisión requerida, o ambos.
Se impondrá un cargo por servicio por el uso extensivo de los recursos de Sertoma si una solicitud para inspeccionar o copiar registros públicos demora más de treinta (30) minutos para localizar, revisar y/o redactar información exenta y copiar los registros públicos solicitados.
Varias solicitudes realizadas por una misma persona pueden considerarse como una sola solicitud y se pueden aplicar cargos por uso extensivo después de los primeros treinta (30) minutos de tiempo del personal o del recurso.
Las siguientes tarifas están diseñadas para garantizar que Sertoma sea coherente en su aplicación de la ley:
1. Costos de duplicación: Los costos de duplicación se aplicarán de manera uniforme en todo Sertoma de conformidad con las siguientes pautas, a menos que Sertoma especifique lo contrario.
a. Copias en papel de una sola cara: $0,15 por página, hasta tamaño legal (8 ½ x 14 pulgadas)
b.Copias en papel a doble cara: $0,20 por página, hasta tamaño legal (8 ½ x 14 pulgadas)
do.Copias certificadas en papel: $1.00 por página
d.Copias Electrónicas-Los archivos electrónicos enviados a un solicitante por correo electrónico se proporcionarán sin cargo.
mi.Todas las demás copias: Todas las demás copias (papel de mayor tamaño, CD, DVD, USB, etc.) se proporcionarán al precio real de los materiales utilizados para duplicar el registro.
F.Se prohíben los medios proporcionados por el solicitante: Sertoma no aceptará CD, DVD o unidades USB (también conocidas como "memorias USB") proporcionadas por los solicitantes debido a virus informáticos y preocupaciones de seguridad informática.
2.Costos por Uso Extensivo: Los cargos por uso extensivo no se aplicarán de forma aleatoria ni automática. En cambio, cada solicitud de registros públicos debe evaluarse para determinar si se justifican. Los cargos por uso extensivo se aplicarán de conformidad con las siguientes directrices:
a.Tiempo de mano de obra: cuando se dedica un tiempo de trabajo administrativo y/o de supervisión extenso a la inspección o producción de una solicitud de registros públicos, se debe aplicar un cargo por servicio de mano de obra calculando el costo real de proporcionar dicha mano de obra.
b.Recursos de Tecnología de la Información: Los proveedores deberán utilizar los métodos de cobro documentados establecidos por su división, distrito u oficina al cobrar por el uso extensivo de recursos de tecnología de la información, y se proporcionará una copia de dicho método documentado si se solicita. Los cargos por servicio se basarán en el costo real incurrido por dicho uso extensivo.
3.Envío
a.Los gastos de envío postal de EE. UU. u otros gastos de envío incurridos en la entrega de registros se incluirán en los costos cobrados al solicitante.
4. Recaudación y procesamiento de tarifas
a.Cuando todos los cargos o tarifas permitidos aplicables a una solicitud particular de registros públicos se puedan calcular por adelantado, se deben cobrar antes de que el proveedor invierta recursos significativos de tecnología de la información y/o asistencia administrativa o de supervisión.
b.Cuando los costos reales y las tarifas por uso extensivo no puedan determinarse de inmediato debido a la naturaleza de la solicitud, el proveedor deberá proporcionar un costo estimado para la producción de los registros e informar al solicitante que el costo real puede variar, pero no excederá la estimación original en más de un 25 % adicional. Los proveedores deben garantizar que las estimaciones tengan una precisión del 25 % del costo real. El solicitante acepta el costo estimado y, a continuación, el proveedor puede completar la solicitud de registros públicos. Una vez que los registros estén listos, el proveedor deberá notificar al solicitante el costo y entregar los registros públicos al recibir el pago.
do.Si el solicitante no paga los costos reales y/o los cargos por uso extensivo incurridos para producir la solicitud, el proveedor deberá remitir la falta de pago a su Asesor General para que tome las medidas adicionales.
d.No se cobrará ningún impuesto sobre las ventas por una solicitud de registros públicos.
mi.Sertoma acepta pagos en forma de cheques o giros postales a nombre de Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc.