But
La Fondation Sertoma pour la parole et l'audition de Floride, Inc. (Sertoma) adhère pleinement à la lettre et à l'esprit de la loi floridienne sur les archives publiques, chapitre 119 des Statuts de Floride, régissant le droit du public à accéder aux archives détenues par Sertoma, ainsi qu'au droit constitutionnel d'accès garanti par l'article I, s. 24(a) de la Constitution de Floride. Afin de garantir le droit du public à accéder à ces archives, Sertoma établit par la présente la politique suivante relative aux archives publiques. Les lignes directrices ci-dessous visent à informer et à guider le personnel et le conseil d'administration de Sertoma dans la mise en œuvre de la loi sur les archives publiques et à assurer l'uniformité de l'accès et de la facturation des frais de consultation et de copie des archives publiques.
Autorité
Article I, section 24, Constitution de Floride, chapitre 119, Statuts de Floride
Chapitre 286, Statuts de Floride
documents publics
Le terme « documents publics » désigne tous les documents, papiers, lettres, cartes, livres, bandes, photographies, films, enregistrements sonores, logiciels de traitement de données ou autres supports, quelle que soit leur forme physique, leurs caractéristiques ou leurs moyens de transmission, créés ou reçus en vertu d’une loi ou d’une ordonnance ou en rapport avec la transaction d’affaires officielles par une agence.
Documents exemptés de divulgation
Sertoma est responsable de la protection des informations définies comme confidentielles ou dont la consultation ou la reproduction par le public est interdite en vertu de la loi sur les archives publiques. Toutes les exemptions à cette loi sont prévues par les lois de Floride.
Si l'intégralité d'un document demandé est exemptée, Sertoma a la responsabilité de rejeter la demande d'emblée. Cependant, Sertoma doit informer le demandeur lorsqu'une demande ne peut être satisfaite en raison d'une exemption empêchant la divulgation. Sur demande, Sertoma doit fournir le fondement de l'exemption et sa citation légale.
Si un dossier contient à la fois des informations exemptées et non exemptées, les informations exemptées doivent être expurgées (ou supprimées) du dossier et le reste doit être fourni au demandeur.
Demandes de documents publics
Les demandes d'accès aux documents publics sont acceptées par écrit, par courriel, par téléphone, par télécopieur ou en personne. Bien qu'il ne soit pas obligatoire de formuler une demande par écrit, une demande écrite permettra à Sertoma de fournir une réponse plus précise dans un délai plus court.
Si la demande ne permet pas d'identifier les documents recherchés, le fournisseur doit aider le demandeur à clarifier sa demande. Il peut demander au demandeur de remplir des formulaires pour l'aider à définir ou à documenter les faits nécessaires à la finalisation de sa demande ; toutefois, le demandeur n'est pas tenu de remplir ces formulaires pour obtenir les documents publics demandés. Les demandes de documents doivent être acceptées et les documents rendus accessibles pour consultation ou reproduction pendant les heures normales d'ouverture de Sertoma.
Procédure de demande de documents publics
Toutes les demandes de documents publics doivent être adressées à la responsable des documents auprès du président-directeur général. Cette responsable est Debra Golinski. Les demandes doivent être adressées à : Debra Golinski, présidente-directrice générale, Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc., 5211 US Hwy 19, Ste 200, New Port Richey, FL 34652, info@familyhearinghelp.org. La responsable des documents doit tenir un registre de toutes les demandes de documents publics reçues. Ce registre doit inclure la date de la demande, les initiales du membre du personnel qui l'a reçue, le nom du demandeur, la description des documents demandés, la date de traitement et les initiales du membre du personnel qui a traité la demande.
Si une demande de documents publics est faite par téléphone ou en personne, quelle que soit la personne qui la reçoit, le dépositaire des documents doit alors faire un suivi par écrit auprès du demandeur pour accuser réception de la demande et confirmer le contenu de sa demande.
Dès réception d'une demande d'accès à des documents publics, le dépositaire des documents doit en accuser réception par écrit dans les meilleurs délais. Dans cet accusé de réception, il doit inclure des informations sur les coûts de reproduction, l'utilisation fréquente, etc.
Si une demande de documents publics est transmise au dépositaire des documents par un membre du personnel ou un membre du conseil d'administration, le dépositaire doit informer rapidement le demandeur par écrit qu'il est le dépositaire des documents et que sa demande lui a été transmise par ledit membre du personnel ou du conseil d'administration.
Si un membre du personnel ou du conseil d’administration (autre qu’un dépositaire des documents publics) reçoit une demande de documents publics, il doit suivre la procédure décrite ci-dessous :
1.Si la demande est verbale, la personne qui la reçoit doit écrire autant d'informations que possible concernant la demande, c'est-à-dire le nom de la personne qui fait la demande, y compris les coordonnées, les documents demandés et toute information spécifique, telle que le seuil de montant en dollars, les attentes en matière de livraison, les attentes en matière de temps, etc.
2.Si la demande est verbale ou électronique, la personne qui la reçoit doit immédiatement informer le demandeur qu'elle n'est pas le dépositaire des documents. Le membre du personnel ou du conseil d'administration doit identifier le dépositaire des documents et informer le demandeur que
(il)elle transmettra sa demande au responsable des dossiers, qui le contactera au sujet de sa demande.
3.Quelle que soit la forme, la personne qui reçoit la demande doit la transmettre au responsable des dossiers par courrier électronique dans les plus brefs délais.
Si une demande de documents publics est reçue via une méthode de contact autre que Sertoma, la personne recevant la demande doit suivre la procédure détaillée ci-dessus avec les étapes supplémentaires décrites ci-dessous :
1.Nous vous conseillons de ne pas effectuer d'activités commerciales associées à Sertoma à cette adresse e-mail, ce numéro de téléphone, etc.
2.Informez-les qu'à l'avenir, ils doivent vous contacter via les moyens de contact de Sertoma.
3.Si vous recevez ce courrier électronique, transférez-le au compte Sertoma afin qu'il soit enregistré à des fins de documents publics.
Format des documents fournis
Des copies des documents publics seront mises à la disposition du public dans le format dans lequel Sertoma stocke les documents.
Applications de Sertoma
Les demandes adressées à Sertoma sont généralement considérées comme des documents publics. Cependant, la loi sur les documents publics prévoit des exemptions spécifiques pour les offres, propositions ou réponses scellées reçues dans le cadre d'un appel d'offres, notamment en ce qui concerne les délais dans lesquels ces documents sont soumis aux exemptions applicables. De plus, les états financiers fournis dans le cadre de la demande sont exemptés de divulgation en vertu de la loi sur les documents publics.
Frais et charges des archives publiques
La loi sur les archives publiques autorise Sertoma à percevoir des frais par copie ou le coût réel du matériel et des fournitures utilisés pour la duplication des documents. De plus, Sertoma peut percevoir des frais de service raisonnables lorsqu'une demande de consultation ou de copie de documents publics nécessite un recours important à des ressources technologiques et/ou à une assistance administrative ou de supervision.
Si la nature ou le volume des documents publics dont l'inspection ou la copie est demandée est tel qu'il nécessite une utilisation intensive des ressources informatiques ou une assistance administrative ou de supervision importante de la part du personnel de Sertoma, Sertoma peut facturer, en plus du coût réel de la duplication, des frais de service spéciaux, qui doivent être raisonnables et doivent être basés sur le coût engagé pour une telle utilisation intensive des ressources informatiques ou sur le coût de la main-d'œuvre du personnel fournissant le service qui est réellement engagé par l'agence ou attribuable à l'agence pour l'assistance administrative et de supervision requise, ou les deux.
Des frais de service pour l'utilisation intensive des ressources de Sertoma seront imposés si une demande d'inspection ou de copie de documents publics prend plus de trente (30) minutes pour localiser, examiner et/ou rédiger des informations exemptées et copier les documents publics demandés.
Plusieurs demandes émanant d'une même personne peuvent être considérées comme une seule demande et des frais d'utilisation importants peuvent être appliqués après les trente (30) premières minutes de temps du personnel ou des ressources.
Les frais suivants sont destinés à garantir que Sertoma soit cohérent dans son application de la loi :
1. Coûts de duplication - Les coûts de duplication doivent être appliqués uniformément dans tout Sertoma conformément aux directives suivantes, sauf indication contraire de Sertoma.
un. Copies papier recto - 0,15 $ par page, jusqu'au format légal (8 ½ x 14 pouces)
b.Copies papier recto verso - 0,20 $ par page, jusqu'au format légal (8 ½ x 14 pouces)
c.Copies papier certifiées conformes - 1,00 $ par page
d.Copies électroniques - Les fichiers électroniques envoyés à un demandeur par courrier électronique seront fournis gratuitement.
f.Toutes les autres copies - Toutes les autres copies (papier de plus grand format, CD, DVD, clé USB, etc.) seront fournies au prix réel des matériaux utilisés pour dupliquer le disque.
f.Supports fournis par le demandeur interdits - Sertoma n'acceptera pas les CD, DVD ou clés USB (également appelées « clés USB ») fournis par les demandeurs en raison de problèmes de virus informatique et de sécurité informatique.
2.Coûts d'utilisation intensive - Les frais d'utilisation intensive ne doivent pas être appliqués de manière aléatoire ou automatique. Chaque demande de documents publics doit être évaluée afin de déterminer si des frais d'utilisation intensive sont justifiés. Ces frais doivent être appliqués conformément aux directives suivantes :
un.Temps de travail – Lorsqu’un temps de travail administratif et/ou de supervision important est consacré à l’inspection ou à la production d’une demande de documents publics, des frais de service pour la main-d’œuvre doivent être appliqués en calculant le coût réel de la fourniture de cette main-d’œuvre.
b.Ressources informatiques – Les prestataires doivent utiliser les méthodes de tarification documentées établies par leur division, district ou bureau pour facturer l'utilisation intensive des ressources informatiques. Une copie de cette méthode documentée doit être fournie sur demande. Les frais de service sont basés sur le coût réel de cette utilisation intensive.
3.Expédition
un.Les frais de port aux États-Unis ou autres frais d’expédition engagés pour la livraison des documents seront inclus dans les frais facturés au demandeur.
4. Collecte et traitement des frais
un.Lorsque tous les frais/charges autorisés applicables à une demande particulière de documents publics peuvent être calculés à l’avance, ils doivent être collectés avant que le fournisseur n’investisse des ressources informatiques importantes et/ou une assistance administrative ou de supervision.
b.Lorsque les coûts réels et les frais d'utilisation intensive ne peuvent être déterminés immédiatement en raison de la nature de la demande, le fournisseur doit fournir une estimation du coût de production des documents et informer le demandeur que le coût réel peut varier, mais ne dépassera pas l'estimation initiale de plus de 25 %. Les fournisseurs doivent s'assurer que les estimations sont exactes à 25 % près. Le demandeur accepte l'estimation des coûts, puis le fournisseur peut traiter la demande de documents publics. Une fois les documents prêts, le fournisseur doit informer le demandeur du coût et lui fournir les documents publics dès réception du paiement.
c.Si le demandeur ne parvient pas à payer les frais réels et/ou les frais d'utilisation importants engagés pour produire la demande, le fournisseur doit signaler le non-paiement à son conseiller juridique général pour suite à donner.
d.Aucune taxe de vente ne sera facturée pour une demande de documents publics.
f.Sertoma accepte les paiements sous forme de chèques ou de mandats à l'ordre de Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc.