Propósito
A Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc. (Sertoma) adota integralmente a letra e o espírito da Lei de Registros Públicos da Flórida, capítulo 119 dos Estatutos da Flórida, que rege o direito do público de acessar os registros mantidos pela Sertoma, e o direito constitucional de acesso garantido pelo Artigo I, seção 24(a) da Constituição da Flórida. Em apoio ao direito do público de acessar tais registros, a Sertoma estabelece a seguinte política de registros públicos. As diretrizes explicadas abaixo visam informar e orientar a equipe e os membros do conselho da Sertoma na implementação da Lei de Registros Públicos e garantir uniformidade no fornecimento de acesso e na cobrança de taxas por inspeção e cópias de registros públicos.
Autoridade
Artigo I, seção 24, Constituição da Flórida, Capítulo 119, Estatutos da Flórida
Capítulo 286, Estatutos da Flórida
Registros Públicos
O termo “Registros Públicos” significa todos os documentos, papéis, cartas, mapas, livros, fitas, fotografias, filmes, gravações de som, software de processamento de dados ou outro material, independentemente da forma física, características ou meios de transmissão, feitos ou recebidos de acordo com lei ou portaria ou em conexão com a transação de negócios oficiais por qualquer agência.
Registros Isentos de Divulgação
A Sertoma é responsável por proteger informações definidas como confidenciais ou de outra forma proibidas de consulta ou cópia pública pela Lei de Registros Públicos. Todas as exceções à Lei de Registros Públicos podem ser encontradas nos Estatutos da Flórida.
Caso a totalidade de um registro solicitado esteja isenta, a Sertoma tem a responsabilidade de negar a solicitação imediatamente. No entanto, a Sertoma deve informar o solicitante quando uma solicitação não puder ser atendida devido a uma isenção que impeça a divulgação. Mediante solicitação, a Sertoma deve fornecer a base para a isenção e sua citação legal.
Se um registro contiver informações isentas e não isentas, as informações isentas deverão ser redigidas (ou removidas) do registro e o restante deverá ser fornecido ao solicitante.
Solicitações de Registros Públicos
Solicitações de registros públicos serão aceitas por escrito, por correio eletrônico, por telefone, por fax ou pessoalmente. Embora não seja necessário fazer uma solicitação por escrito, uma solicitação por escrito ajudará a Sertoma a fornecer uma resposta mais precisa em um prazo mais curto.
Caso a solicitação seja insuficiente para identificar os registros pretendidos, o provedor deverá auxiliar o solicitante a esclarecê-la. O provedor poderá solicitar que o solicitante preencha formulários para auxiliar na definição ou documentação dos fatos necessários para o atendimento das solicitações de registros; no entanto, o solicitante não é obrigado a preencher esses formulários como condição para a obtenção dos registros públicos solicitados. As solicitações de registros devem ser aceitas e os registros disponibilizados para inspeção ou duplicação durante o horário comercial normal da Sertoma.
Procedimento de solicitação de registros públicos
Todas as solicitações de registros públicos devem ser direcionadas à responsável pela custódia dos registros, sob os cuidados do Presidente e CEO. A responsável pela custódia dos registros é Debra Golinski. As solicitações devem ser direcionadas a: Debra Golinski, Presidente e CEO, Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc., 5211 US Hwy 19, Ste 200, New Port Richey, FL 34652, info@familyhearinghelp.org. A responsável pela custódia dos registros deverá manter um registro de todas as solicitações de registros públicos recebidas. Este registro deverá incluir a data da solicitação, as iniciais do membro da equipe que a recebeu, o nome do solicitante, a descrição dos registros solicitados, a data de conclusão e as iniciais do membro da equipe que concluiu a solicitação.
Se uma solicitação de registros públicos for feita por telefone ou pessoalmente, independentemente de quem a receber, o custodiante dos registros deverá entrar em contato com o solicitante por escrito para confirmar o recebimento da solicitação e o conteúdo da mesma.
Ao receber uma solicitação de registros públicos, o custodiante dos registros deverá confirmar o recebimento da solicitação por escrito, o mais breve possível. Na confirmação, o custodiante deverá incluir informações sobre custos de cópia, uso extensivo, etc.
Se uma solicitação de registros públicos for encaminhada ao custodiante de registros por um membro da equipe ou do conselho, o custodiante deverá notificar prontamente o solicitante por escrito de que ele é o custodiante dos registros e que recebeu sua solicitação do referido membro da equipe ou do conselho.
Caso um membro da equipe ou do conselho (que não seja o custodiante dos registros públicos) receba uma solicitação de registros públicos, ele deverá seguir o procedimento descrito abaixo:
1.Se a solicitação for verbal, a pessoa que a receber deverá anotar o máximo de informações possível sobre a solicitação; ou seja, nome da pessoa que faz a solicitação, incluindo informações de contato, quais documentos estão sendo solicitados e qualquer informação específica, como limite de valor em dólares, expectativas de entrega, expectativas de tempo, etc.
2.Se a solicitação for verbal ou por correio eletrônico, a pessoa que a receber deverá informar imediatamente o solicitante de que não é o custodiante dos registros. O funcionário ou membro do conselho deverá identificar o custodiante dos registros e informar o solicitante de que
(ele) encaminhará sua solicitação ao custodiante dos registros, que entrará em contato com ele sobre sua solicitação.
3.Independentemente do formato, a pessoa que receber a solicitação deverá encaminhá-la ao custodiante dos registros por e-mail o mais rápido possível.
Se uma solicitação de registros públicos for recebida por meio de um método de contato que não seja da Sertoma, a pessoa que receber a solicitação deverá seguir o procedimento detalhado acima com as etapas adicionais descritas abaixo:
1.Recomendamos que você não faça negócios associados à Sertoma neste endereço de e-mail, número de telefone, etc.
2.Avise que no futuro eles devem entrar em contato com você pelos meios de contato da Sertoma.
3.Se recebido por e-mail, encaminhe o e-mail original para a conta Sertoma para que ele seja salvo para fins de registros públicos.
Formato dos registros fornecidos
Cópias dos registros públicos serão disponibilizadas ao público no formato em que a Sertoma armazena os registros.
Aplicações Sertoma
Os requerimentos à Sertoma são geralmente considerados registros públicos. No entanto, a lei de registros públicos prevê isenções específicas para propostas, propostas ou respostas lacradas recebidas em decorrência de licitação, incluindo o prazo dentro do qual tais documentos estão sujeitos às isenções aplicáveis. Além disso, as demonstrações financeiras fornecidas como parte do requerimento estão isentas de divulgação de acordo com a lei de registros públicos.
Taxas e encargos de registros públicos
A lei de registros públicos permite que a Sertoma cobre uma taxa por cópia ou o custo real dos materiais e suprimentos usados para duplicar registros. Além disso, a Sertoma pode cobrar uma taxa de serviço razoável quando uma solicitação de inspeção ou cópia de registros públicos exigir o uso extensivo de recursos tecnológicos e/ou o uso extensivo de assistência administrativa ou de supervisão.
Se a natureza ou o volume dos registros públicos cuja inspeção ou cópia são solicitados exigir o uso extensivo de recursos de tecnologia da informação ou ampla assistência administrativa ou de supervisão pelo pessoal da Sertoma, a Sertoma poderá cobrar, além do custo real da duplicação, uma taxa de serviço especial, que deverá ser razoável e baseada no custo incorrido para tal uso extensivo de recursos de tecnologia da informação ou no custo de mão de obra do pessoal que fornece o serviço que é realmente incorrido pela agência ou atribuível à agência pela assistência administrativa e de supervisão necessária, ou ambos.
Será cobrada uma taxa de serviço pelo uso extensivo dos recursos do Sertoma se uma solicitação para inspecionar ou copiar registros públicos levar mais de trinta (30) minutos para localizar, revisar e/ou redigir informações isentas e copiar os registros públicos solicitados.
Vários pedidos de um indivíduo podem ser considerados como um único pedido e taxas de uso extensivo podem ser aplicadas após os primeiros trinta (30) minutos de tempo da equipe ou do recurso.
As seguintes taxas foram criadas para garantir que a Sertoma seja consistente na aplicação da lei:
1. Custos de duplicação - Os custos de duplicação serão aplicados uniformemente em toda a Sertoma em conformidade com as seguintes diretrizes, a menos que especificado de outra forma pela Sertoma.
um. Cópias em papel de um lado - US$ 0,15 por página, até o tamanho legal (8 ½ x 14 polegadas)
b.Cópias em papel frente e verso - US$ 0,20 por página, até o tamanho legal (8 ½ x 14 polegadas)
c.Cópias autenticadas em papel - US$ 1,00 por página
e.Cópias eletrônicas - Os arquivos eletrônicos enviados ao solicitante por e-mail serão fornecidos gratuitamente.
e.Todas as outras cópias - Todas as outras cópias (papel de tamanho maior, CD, DVD, USB, etc.) serão fornecidas no momento da compra dos materiais usados para duplicar o registro.
f.Mídia fornecida pelo solicitante proibida - A Sertoma não aceitará CDs, DVDs ou unidades USB (também conhecidas como "pen drives") fornecidas pelos solicitantes devido a vírus de computador e preocupações com a segurança do computador.
2.Custos de Uso Extensivo - As taxas de uso extensivo não devem ser aplicadas de forma aleatória ou automática. Em vez disso, cada solicitação de registros públicos deve ser avaliada para determinar se as taxas de uso extensivo são justificadas. As taxas de uso extensivo devem ser aplicadas em conformidade com as seguintes diretrizes:
um.Tempo de trabalho – Quando muito tempo de trabalho administrativo e/ou de supervisão é gasto na inspeção ou produção de uma solicitação de registros públicos, uma taxa de serviço de trabalho deve ser aplicada calculando o custo real do fornecimento desse trabalho.
b.Recursos de Tecnologia da Informação – Os provedores devem utilizar os métodos de cobrança/tarifas documentados, estabelecidos por sua divisão, distrito ou escritório, ao cobrar pelo uso extensivo de recursos de tecnologia da informação, e uma cópia desse método documentado deve ser fornecida mediante solicitação. As taxas de serviço devem ser baseadas no custo real incorrido para tal uso extensivo.
3.Envio
um.Os custos de postagem nos EUA ou outros custos de envio incorridos na entrega dos registros serão incluídos nos custos cobrados ao solicitante.
4. Cobrança e processamento de taxas
um.Quando todas as taxas/encargos permitidos aplicáveis a uma solicitação específica de registros públicos puderem ser calculados com antecedência, eles deverão ser cobrados antes que o provedor invista recursos significativos de tecnologia da informação e/ou assistência administrativa ou de supervisão.
b.Quando os custos reais e as taxas de uso extensivo não puderem ser determinados imediatamente devido à natureza da solicitação, o provedor deverá fornecer uma estimativa do custo para a produção dos registros e informar ao solicitante que o custo real pode variar, mas não excederá a estimativa original em mais de 25%. Os provedores devem garantir que as estimativas sejam precisas dentro de 25% do custo real. O solicitante aceita a estimativa de custo e, então, o provedor poderá atender à solicitação de registros públicos. Assim que os registros estiverem prontos, o provedor deverá notificar o solicitante sobre o custo e fornecê-los após o recebimento do pagamento.
c.Caso o solicitante não pague os custos reais e/ou as taxas de uso extensivo incorridos para produzir a solicitação, o provedor deverá encaminhar o não pagamento ao seu Consultor Jurídico para novas medidas.
e.Nenhum imposto sobre vendas será cobrado para uma solicitação de registros públicos.
e.A Sertoma aceita pagamentos em forma de cheques ou ordens de pagamento emitidos para a Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc.