目的
佛罗里达州 Sertoma 言语听力基金会（Sertoma）完全遵守《佛罗里达州公共记录法》（佛罗里达州法规第119章）的条文和精神，该法规定了公众查阅 Sertoma 所持有记录的权利，并保障了《佛罗里达州宪法》第一条第24(a)款所保障的宪法访问权。为维护公众查阅此类记录的权利，Sertoma 特此制定以下公共记录政策。以下指南旨在指导 Sertoma 员工和董事会成员执行《公共记录法》，并统一提供查阅服务，并对查阅和复印公共记录收取费用。
权威
佛罗里达州宪法第 119 章第 24 节，佛罗里达州法规第一条
佛罗里达州法规第 286 章
公共记录
“公共记录”一词是指根据法律或法令或与任何机构处理公务有关而制作或接收的所有文件、纸张、信件、地图、书籍、磁带、照片、胶片、录音、数据处理软件或其他材料，无论其物理形式、特征或传输方式如何。
免于披露的记录
Sertoma 负责保护根据《公共记录法》被定义为机密或禁止公众查阅或复制的信息。所有《公共记录法》的豁免条款均可在佛罗里达州法规中找到。
如果请求的记录全部符合豁免条件，Sertoma 有责任直接拒绝该请求。但是，如果请求因豁免条款而无法满足，Sertoma 必须告知请求者。根据请求，Sertoma 必须提供豁免条款的依据及其法定依据。
如果记录同时包含豁免信息和非豁免信息，则应从记录中删除（或删除）豁免信息，并将其余信息提供给请求者。
公共记录请求
公共记录请求可通过书面形式、电子邮件、电话、传真或亲自提交。虽然请求无需以书面形式提出，但书面请求有助于 Sertoma 在更短的时间内提供更准确的答复。
如果请求不足以识别所需记录，提供商应帮助请求者澄清请求。提供商可以要求请求者填写表格，以协助定义或记录完成记录请求所需的事实；但是，请求者没有义务填写这些表格作为获取所请求公共记录的条件。Sertoma 应在正常营业时间内接受记录请求，并提供记录以供查阅或复制。
公共记录请求程序
所有公共记录请求均应提交给总裁兼首席执行官负责的记录保管员。记录保管员是 Debra Golinski。请求应发送至：佛罗里达州 Sertoma 言语听力基金会总裁兼首席执行官 Debra Golinski，地址：5211 US Hwy 19, Ste 200, New Port Richey, FL 34652，邮箱：info@familyhearinghelp.org。记录保管员应记录收到的所有公共记录请求。该记录应包含请求日期、接收请求的工作人员姓名首字母、请求者姓名、请求记录描述、完成日期以及完成请求的工作人员姓名首字母。
如果通过电话或亲自提出公共记录请求，无论谁接收，记录保管人都应以书面形式跟进请求者，以确认收到请求并确认其请求的内容。
收到公共记录请求后，记录保管人应尽快以书面形式确认收到请求。在确认书中，保管人应说明复印费用、广泛用途等信息。
如果工作人员或董事会成员将公共记录请求转发给记录保管人，则保管人应立即以书面形式通知请求者他是记录保管人，并且他已从该工作人员或董事会成员处转发了他们的请求。
如果员工或董事会成员（公共记录保管人除外）收到公共记录请求，他/她应遵循以下概述的程序：
1.如果请求是口头的，接收请求的人应尽可能多地写下有关请求的信息；即提出请求的人的姓名（包括联系信息）、所请求的文件以及任何具体信息，例如金额门槛、交付预期、时间预期等。
2.如果请求是口头或通过电子邮件提出的，接收请求的人应立即告知请求者其并非记录保管人。工作人员或董事会成员应指明记录保管人，并告知请求者
他/她将把他们的请求转发给记录保管员，记录保管员将就他们的请求与他们联系。
3.无论何种形式，接收请求的人都应尽快通过电子邮件将请求转发给记录保管人。
如果通过非 Sertoma 联系方式收到公共记录请求，则接收请求的人员应遵循上述详细程序以及下面概述的附加步骤：
1.建议您不要通过该电子邮件地址、电话号码等开展与 Sertoma 相关的业务。
2.建议他们将来通过 Sertoma 联系方式与您联系。
3.如果通过电子邮件收到，请将原始电子邮件转发至 Sertoma 帐户，以便将其保存用于公共记录目的。
所提供记录的格式
公共记录的副本将以 Sertoma 存储记录的格式向公众提供。
Sertoma 应用
提交给 Sertoma 的申请通常被视为公共记录。然而，公共记录法对根据竞争性招标收到的密封投标、提案或答复提供了具体豁免，包括此类文件适用豁免的时间限制。此外，根据公共记录法，作为申请一部分提供的财务报表无需披露。
公共记录费用及收费
根据公共记录法，Sertoma 可以收取按份复印费用或用于复制记录的材料和用品的实际成本。此外，如果查阅或复印公共记录的请求需要大量使用技术资源和/或大量使用文书或监督协助，Sertoma 可能会收取合理的服务费。
如果要求检查或复印的公共记录的性质或数量需要 Sertoma 人员大量使用信息技术资源或提供大量文书或监督协助，则 Sertoma 可在实际复印成本之外收取特殊服务费，该费用应合理，并应基于此类大量使用信息技术资源所产生的成本或提供服务的人员的劳动力成本（该成本由机构实际承担或归因于机构所需的文书和监督协助），或两者兼而有之。
如果检查或复制公共记录的请求需要超过三十 (30) 分钟来查找、审查和/或编辑豁免信息，以及复制所请求的公共记录，则将收取大量使用 Sertoma 资源的服务费。
一个人提出的多个请求可能被视为一个请求，并且在工作人员或资源使用时间的前三十 (30) 分钟后可能会收取大量使用费。
以下费用旨在确保 Sertoma 在适用法律方面的一致性：
1. 复制费用——复制费用应按照以下准则在整个 Sertoma 统一应用，除非 Sertoma 另有规定。
一个。 单面纸复印件 - 每页 0.15 美元，最大尺寸为法律尺寸（8 ½ x 14 英寸）
b.双面纸复印 - 每页 0.20 美元，最大尺寸为法律尺寸（8 ½ x 14 英寸）
c.认证纸质副本 - 每页 1.00 美元
d.电子副本——通过电子邮件发送给请求者的电子文件应免费提供。
例如所有其他副本 - 所有其他副本（较大尺寸的纸张、CD、DVD、USB 等）将在用于复制记录的材料实际提供时提供。
f.禁止请求者提供媒体——出于计算机病毒和计算机安全考虑，Sertoma 不会接受请求者提供的 CD、DVD 或 USB 驱动器（又称“拇指驱动器”）。
2.广泛使用费用——广泛使用费用不得随意或自动收取。相反，必须评估每项公共记录请求，以确定是否需要收取广泛使用费用。广泛使用费用的收取应遵循以下准则：
一个。劳动力时间——当在检查或制作公共记录请求中花费大量文书和/或监督劳动力时间时，应通过计算提供此类劳动力的实际成本来收取劳动力服务费。
b.信息技术资源——服务提供商在收取信息技术资源的广泛使用费用时，应使用其部门、地区或办公室制定的记录在案的收费方法，并应根据要求提供该记录方法的副本。服务费应根据此类广泛使用所产生的实际成本计算。
3.船运
一个。递送记录所产生的美国邮费或其他运输费用应包含在向请求者收取的费用中。
4. 费用收取和处理
一个。当可以提前计算适用于特定公共记录请求的所有允许费用/收费时，应在提供商投入大量信息技术资源和/或文书或监督协助之前收取这些费用/收费。
b.如果由于请求的性质而无法立即确定实际成本和广泛使用费用，服务提供者应提供制作记录的预估成本，并告知请求者实际成本可能会有所不同，但不会超过原始预估的25%以上。服务提供者应确保预估的准确度在实际成本的25%以内。请求者接受预估成本后，服务提供者方可提交公共记录请求。记录准备就绪后，服务提供者应通知请求者费用，并在收到付款后提供公共记录。
c.如果请求者未能支付提出请求所产生的实际成本和/或广泛使用费用，提供商应将未付款情况提交给其总法律顾问以采取进一步行动。
d.公共记录请求不收取销售税。
例如Sertoma 接受以支票或汇票形式向 Sertoma Speech & Hearing Foundation of Florida, Inc. 付款。